Modul slouží pro evidenci a řízení projektů a to od jednoduchých až po složitější skládajících se z více vláken, včetně jejich delegování na jednoho či více řešitelů, automatické upozorňování uživatelů na blížící se termíny a komunikaci mezi řešiteli a zadavateli.
Okno s přehledem projektů do kterého se dostaneme volbou Projekty ve stromu činností v levé části aplikace. Pracovní plocha modulu je horizontálně rozdělena na horní část obsahující seznam projektů a spodní obsahující detailní informace k vybranému projektu. V nástrojové liště nalezneme ovládací prvky pro obnovení (refresh) seznamu projektů, vytvoření nové projektu, fulltextové hledání a odfiltrování uzavřených a otevřených projektů (viz. obrázek).
Ve spodní části okna je pak možnost zadat poznámku, zobrazit seznam příloh a relevantních projektů. V záložce Relevantní projekty jsou vidět podřízené projekty, které systém vygeneroval takzvaným řešitelům (více v sekci Zadání nového projektu).
Zadání nového projektu
Okno pro zadání nového projektu obsahuje tyto pole:
Začátek - datum slouží pro informaci kdy se má projekt začít řešit (význam má hlavně u opakovaných projektů)
Číslo - číselné označení projektu
Popis - stručné pojmenování projektu
Termín - datum informující o nejzazším termínu splnění projektu. Pokud uživatel ponechá datum aktuálního dne je upozorněn dotazem na potvrzení správnosti zadání.
Výběr řešitelů - osoby, které jsou zadavatelem pověřeny splněním projektu
Výběr na vědomí - osoby, které budou informování o existenci projektu a průběhu jeho řešení
Detail - slouží pro podrobnější popis zadaného projektu
Vlastník - informace o osobě, která projekt zadala k řešení
Workflow - informace o stavu projektu
Workflow projektů
Projekt může obsahovat tyto stavy workflow:
- Zaúkolováno
- Koncept
- Přijal
- Vráceno
- Hotovo
Významy jednotlivých stavů:
Zaúkolováno - úkol byl zadavatelem delegován k řešení. Zaúkolovaný, ale dosud nepřevzaný projekt je graficky zvýrazněn červeným symbolem
Koncept - projekt ve stádiu rozpracovanosti. Do stavu koncept se projekt dostane volbou uživatele či dotazem po stisknutí tlačítka zrušit či zavřít okno nového.
Přijal - projekt byl řešitelem přijat na vědomí. Projekt je zvýrazněn žlutým symbolem a je v řešení.
Hotovo - projekt označený řešitelem a následně zadavatelem jako splněný. Projekt je zvýrazněn zeleným symbolem.
Vráceno - pokud zadavatel nepovažuje projekt za splněný je možno jej řešiteli vrátit zvolením stavu Vráceno. Projekt zvýrazněn symbolem vykřičníku na černém pozadí.
Další významy grafického zobrazení
Grafické zvýraznění projektů může změnit i samotný systém a to v těchto případech:
- Do termínu vyřešení projektu zbývá tři* a méně dnů. Projekt takzvaně "hoří" a je zvýrazněn symbolem plamene
. - Projekt je po termínu vyřešení - je označen symbolem vykřičníku na černém pozadí
.
*) počet dnů lze nastavit v globální konfiguraci
Způsoby upozornění
Na nové projekty a blížící se termíny upozorňuje program emailovou notifikací a upozornění na úvodním panelu aplikace takzvaném Dashboardu. Kliknutím na hodnotu program zobrazí detail.
Připojení poznámky
Nad projektem je možné komunikovat pomocí poznámek a odpovědí. Záznam, který obsahuje nepřečtenou poznámka je označen symbolem bublinky
, který po přečtení (otevření) poznámky zmizí. Poznámky k projektu jsou přístupné ve spodní části okna pracovní plochy, nebo v okně projektu v záložce
Poznámky.
Okno poznámky:
Pro zaspání odpovědi stiskněte tlačítko Odpovědět , odpověď zapiště a stiskněte Uložit.
Přehled nepřečtených poznámek všech projektů je dále k dispozici v panelu Dashboard.
Práce s přílohami
K projektu je možno připojit libovolné množství příloh. Záznamy obsahující připojenou přílohu jsou označeny symbolem sponky.
Otevřít přílohu lze následujícími způsoby:
- V okně projektu v záložce Příloha dvojitým poklepnutím na jméno přílohy.
- V seznamu projektů přes pravé tlačítko myši volbou Otevři přílohu.
Uzavření projektu
Pokud řešitel označí svou podřízenou část projektu stavem Hotovo, zadavatel se toto dozví na panelu Dashboard a projekt je označen zeleným symbolem.
Pokud je zadavatel spokojen, označí projekt též příznakem Hotovo a projekt je tímto uzavřen a přesunut do archivu.
V případě, že zadavatel není s výsledkem projektu spokojen, označí jej příznakem Vráceno a tím jej posílá řešitel zpět k dořešení.
Vrácený projekt je označen symbolem vykřičníku v černém poli.
