TeamOnline CRM‎ > ‎

Správa projektů

Účel modulu Správa projektů

Modul slouží pro evidenci krátkodobých i opakovaných projektů, jejich delegování na jednoho či více řešitelů, automatické upozorňování uživatelů na blížící se termíny, komunikaci mezi řešiteli a zadavatelem a vkládání příloh.

Okno s přehledem projektů do kterého se dostaneme volbou Projekty ve stromu činností v levé části aplikace. Pracovní plocha modulu je horizontálně rozdělena na horní část obsahující seznam projektů a spodní obsahující detailní informace k vybranému projektu. V nástrojové liště nalezneme ovládací prvky pro obnovení (refresh) seznamu projektů, vytvoření nové projektu, fulltextové hledání a odfiltrování uzavřených a otevřených projektů (viz. obrázek).


Ve spodní části okna je pak možnost zadat poznámku, zobrazit seznam příloh a relevantních projektů. V záložce Relevantní projekty jsou vidět podřízené projekty, které systém vygeneroval takzvaným řešitelům (více v sekci Zadání nového projektu).



Zadání nového projektu



Okno pro zadání nového projektu obsahuje tyto pole:

Začátek - datum slouží pro informaci kdy se má projekt začít řešit (význam má hlavně u opakovaných projektů) 
Číslo - číselné označení projektu
Popis - stručné pojmenování projektu
Termín - datum informující o nejzazším termínu splnění projektu. Pokud uživatel ponechá datum aktuálního dne je upozorněn dotazem na potvrzení správnosti zadání.


Výběr řešitelů - osoby, které jsou zadavatelem pověřeny splněním projektu
Výběr na vědomí - osoby, které budou informování o existenci projektu a průběhu jeho řešení
Detail - slouží pro podrobnější popis zadaného projektu
Vlastník - informace o osobě, která projekt zadala k řešení
Workflow - informace o stavu projektu


Workflow projektů

Projekt může obsahovat tyto stavy workflow:
  • Zaúkolováno
  • Koncept
  • Přijal
  • Vráceno
  • Hotovo


Významy jednotlivých stavů:

Zaúkolováno - úkol byl zadavatelem delegován k řešení. Zaúkolovaný, ale dosud nepřevzaný projekt je graficky zvýrazněn červeným symbolem




Koncept - projekt ve stádiu rozpracovanosti. Do stavu koncept se projekt dostane volbou uživatele či dotazem po stisknutí tlačítka zrušit či zavřít okno nového.


Přijal - projekt byl řešitelem přijat na vědomí. Projekt je zvýrazněn žlutým symbolem a je v řešení.

Hotovo - projekt označený řešitelem a následně zadavatelem jako splněný. Projekt je zvýrazněn  zeleným symbolem.

Vráceno - pokud zadavatel nepovažuje projekt za splněný je možno jej řešiteli vrátit zvolením stavu Vráceno.  Projekt zvýrazněn symbolem vykřičníku na černém pozadí.

Další významy grafického zobrazení


Grafické zvýraznění projektů může změnit i samotný systém a to v těchto případech:
  1. Do termínu vyřešení projektu zbývá tři* a méně dnů. Projekt takzvaně "hoří" a je zvýrazněn symbolem plamene  .
  2. Projekt je po termínu vyřešení - je označen symbolem vykřičníku na černém pozadí  .
*) počet dnů lze nastavit v globální konfiguraci



Způsoby upozornění

Na nové projekty a blížící se termíny upozorňuje program emailovou notifikací a upozornění na úvodním panelu aplikace takzvaném Dashboardu. Kliknutím na hodnotu program zobrazí detail.



Připojení poznámky

Nad projektem je možné komunikovat pomocí poznámek a odpovědí. Záznam, který obsahuje nepřečtenou poznámka je označen symbolem bublinky  , který po přečtení (otevření) poznámky zmizí. Poznámky k projektu jsou přístupné ve spodní části okna pracovní plochy, nebo v okně projektu v záložce Poznámky.




Okno poznámky:



Pro zaspání odpovědi stiskněte tlačítko Odpovědět , odpověď zapiště a stiskněte Uložit.



Přehled nepřečtených poznámek všech projektů je dále k dispozici v panelu Dashboard. 



Práce s přílohami

K projektu je možno připojit libovolné množství příloh. Záznamy obsahující připojenou přílohu jsou označeny symbolem sponky. 



Otevřít přílohu lze následujícími způsoby:
  1. V okně projektu v záložce Příloha dvojitým poklepnutím na jméno přílohy.
  2. V seznamu projektů přes pravé tlačítko myši volbou Otevři přílohu.


Uzavření projektu


Pokud řešitel označí svou podřízenou část projektu stavem Hotovo, zadavatel se toto dozví na panelu Dashboard a projekt je označen zeleným symbolem.



Pokud je zadavatel spokojen, označí projekt též příznakem Hotovo a projekt je tímto uzavřen a přesunut do archivu.  



V případě, že zadavatel není s výsledkem projektu spokojen, označí jej příznakem Vráceno a tím jej posílá řešitel zpět k dořešení. 



Vrácený projekt je označen symbolem vykřičníku v černém poli.





Comments